- J-4 mois : cadrage, choix de la date, puis pré-programme et 1ère sélection
J-2 mois :  validation DEF synopsis, validation de l'animateur 
J-1 mois : finalisation du roadbook (rédaction - mise en page - impression)
+ repérages + réservation  transports & restauration  
J-15 :  Derniers checks programme : listing participants, entreprises/lieux accueillant, horaires
J-7 :  Derniers briefings speakers : contexte, sujet, objectifs, …  
J #1 de 13h30 à 21h : Décollage, Rencontre, Visite, Dîner  
J #2 de 8h30 à 18h : alternance de visite, keynote, témoignage, jalonné par un déjeuner pour terminer par  l’atelier « atterrissage ».  
J+3 semaines : e-book de synthèse