Les présentes conditions générales de vente régissent les relations contractuelles entre la société STRATEVENT (ci-après dénommée « STRATEVENT »), Société par actions simplifiée au capital de 37.500 €, dont le siège social est situé 49, avenue d’Iéna – 75116 PARIS, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 434 830 287, et son client professionnel (ci-après dénommé « le Client »), portant sur la réalisation des prestations suivantes (ci-après « la Prestation » ou « les Prestations ») :
- l’organisation, la planification, la coordination d’événements professionnels (réceptions, séminaires, etc…) ;
- l’animation de prestations à caractère événementiel ;
- la gestion et/ou mise en place de toute prestation annexe à l’organisation d’un évènement,
Elles s'appliquent, sans restriction ni réserve, à tous les Prestations réalisées par STRATEVENT au profit de son Client.
Article 1 : Application des conditions générales de vente et opposabilité – Documents contractuels
1.1 Les présentes conditions générales de vente sont adressées ou remises à chaque Client pour lui permettre de passer commande.
En conséquence, le fait de passer commande implique l’acceptation entière et sans réserve du Client à ces conditions générales de vente.
Toutes conditions contraires et, notamment, toutes conditions générales ou particulières émanant du Client, y compris ses éventuelles conditions d’achat et bons de commande, sont en conséquence inopposables à STRATEVENT sauf acceptation préalable et écrite de cette dernière.
1.2 Les documents contractuels sont constitués des présentes conditions générales de vente et du bon de commande signé par le Client.
1.3 Le fait pour STRATEVENT de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une quelconque des clauses des présentes conditions générales ou des conditions particulières du bon de commande ne saurait être interprété par le Client comme valant renonciation à se prévaloir de l’une quelconque de ces conditions.
1.4 La nullité d’une clause des présentes conditions générales de vente n’affectera pas la validité desdites conditions dans leur ensemble.
Article 2 : Commandes
2.1 Lorsque le Client souhaite passer commande, STRATEVENT émet un bon de commande comportant la désignation et le type de Prestations déterminés à partir de la demande exprimée par le Client (date et lieu de l'événement, descriptif de la manifestation ou du programme, nombre de participants...) ainsi que les modalités et coûts y afférent.
Ce bon de commande est établi sur la base des déclarations effectuées par le Client, qui certifie leur exactitude.
2.2 Le bénéfice de la commande est personnel au Client et ne peut être cédé sans l’accord de STRATEVENT.
2.3 Les commandes de Prestations ne sont définitives qu’après réception par STRATEVENT du bon de commande signé par le Client et le versement d’un acompte de 50 %, qui valent conclusion du contrat entre STRATEVENT et le Client.
2.4 Toute prestation supplémentaire demandée par le Client au cours de l’événement ou non prévue au bon de commande fera l’objet d’une facturation complémentaire.
Article 3 : Modalités d’exécution des Prestations
3.1 STRATEVENT exécutera les Prestations dans le strict respect du bon de commande signé par le Client, des règles de l'art avec toute la compétence et le professionnalisme requis dans son secteur d'activité. Elle mettra en œuvre tous les moyens humains et techniques qu’elle juge nécessaires et suffisants pour réaliser les Prestations.
3.2 Le Client s'engage à fournir à STRATEVENT tous les documents et informations nécessaires à cette dernière pour l'accomplissement des Prestations.
3.3 Pour réaliser ses prestations, STRATEVENT peut être amenée à faire appel à des partenaires (fournisseurs, prestataires au titre de l’hébergement ou de la restauration, par exemple). Il appartiendra dans ces cas, au Client de se conformer aux conditions d’exécution et aux consignes de sécurité prescrites par ces fournisseurs et/ou prestataires. Ces conditions seront alors communiquées par STRATEVENT au Client en complément du bon de commande.
Par ailleurs, de convention expresse entre le Client et STRATEVENT, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que STRATEVENT n’effectuera les réservations fermes auprès de ses partenaires qu’après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 4 des présentes.
3.4 Le Client s’engage à disposer de l’ensemble des autorisations légales et administratives nécessaires à l’exécution des présentes conditions générales.
3.5 A défaut de réserves ou réclamations expressément émises par le Client lors de la réception des Prestations, celles-ci seront réputées conformes à la commande, en quantité et qualité.
Le Client disposera d'un délai de sept (7) jours à compter de la réalisation des Prestations pour émettre, par écrit, de telles réserves ou réclamations, avec tous les justificatifs y afférents, auprès de STRATEVENT.
Aucune réclamation ne pourra être valablement acceptée en cas de non-respect de ces formalités et délais par le Client.
Le Prestataire remboursera le Client (dans la mesure du possible et dans les conditions prévues à l’article 7 ci-après) ou rectifiera selon les modalités adéquates et agréées par le Client, les Prestations dont le défaut de conformité aura été dûment prouvé par le Client.
Article 4 : Tarifs – Modalités de paiement
4.1 Les tarifs des Prestations sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du bon de commande au Client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux Prestations, les tarifs seront majorés de la taxe à la valeur ajoutée au taux en vigueur.
4.2 Le règlement des sommes contractuellement dues s’effectue aux échéances et selon les modalités déterminées ci-après :
- versement d’un acompte de 50 % du prix total T.T.C. des Prestations à la signature du bon de commande ;
- versement d’un acompte de 30 % du prix total T.T.C. des Prestations, au plus tard trente (30) jours avant le jour de l’événement, objet des Prestations ;
- versement du solde dans un délai de trente (30) jours à compter de l’émission de la facture de solde.
Par dérogation aux modalités de paiement définies au présent article, les sommes dues au titre d’une Prestation pourront être immédiatement facturées au Client en tout ou partie dès la passation de la commande, dans l’hypothèse où les partenaires (d’hébergement ou de restauration notamment) auxquels STRATEVENT a recours exigeraient le règlement de l’intégralité de leurs services avant le jour de l’événement objet des Prestations, et ce, sous réserve de l’acceptation préalable de ces conditions spécifiques par le Client.
4.3 Le Client est libéré de son obligation de paiement une fois que la somme due est effectivement encaissée par STRATEVENT, la simple remise du titre de paiement étant insuffisante.
Aucun escompte ne sera pratiqué par STRATEVENT pour paiement comptant ou dans un délai inférieur à celui stipulé ci-dessus.
Article 5 – Retard ou défaut de paiement
5.1 En cas de retard de paiement, STRATEVENT se réserve le droit d’interrompre l’exécution des Prestations en cours sous réserve d’en informer le Client préalablement.
5.2 Conformément à l’article L 441-10 du Code de commerce, toute somme non payée à l’échéance figurant sur la facture pour quelque raison que ce soit entraîne l’application de plein droit de pénalités d’un montant égal à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal en vigueur jusqu’au complet paiement du prix.
Une indemnité forfaitaire d’un montant de 40€ par facture (quarante euros) sera également due par le Client en cas de retard ou de défaut de paiement à l’échéance.
STRATEVENT se réserve en outre le droit de demander une indemnisation complémentaire des frais de recouvrement effectivement engagés (frais d’huissier notamment), passé ce montant de 40€ (quarante euros), et sur présentation de justificatifs.
Article 6 : Conditions d’annulation et de report
Quelles que soient les circonstances, STRATEVENT s’efforcera de négocier au mieux les intérêts du Client en cas d’annulation ou de report des Prestations.
6.1 Annulation partielle : en cas d’annulation partielle des Prestations du fait du Client, pour quelque raison que ce soit, les conditions applicables sont définies dans le bon de commande.
6.2 Annulation totale : en cas d’annulation totale des Prestations du fait du Client, pour quelque raison que ce soit, les conditions sont les suivantes :
- pour une annulation totale à plus de 30 jours avant le jour de l’événement objet des Prestations :seul le premier acompte de 50% restera dû par le Client ;
- pour une annulation totale entre 29 et 21 jours avant le jour de l’événement objet des Prestations : 30 % du montant global TTC dû au titre des Prestations sera restitué au Client ;
- pour une annulation totale moins de 20 jours avant le jour de l’événement objet des Prestations : l'intégralité du montant global des Prestations restera due à STRATEVENT.
6.3 Report : l’événement objet des Prestations peut faire l’objet d’un report à la demande du Client sous réserve de l’accord préalable de STRATEVENT. Dans ce cas, le Client sera redevable de frais de report représentant 10% du prix total T.T.C. des Prestations objet du bon de commande, outre d’éventuels frais complémentaires liés à l’évolution des tarifs appliqués par les partenaires de STRATEVENT.
Article 7 : Responsabilité
7.1 La responsabilité de STRATEVENT est expressément limitée à la réparation des dommages matériels directs occasionnés par sa faute dûment prouvée dans l'exécution de ses obligations au titre du contrat, à l'exclusion de tous préjudices indirects et/ou immatériels ou de dommages causés par un quelconque tiers et/ou pour des faits indépendants de sa volonté.
7.2 La responsabilité de STRATEVENT est expressément limitée au montant H.T. qui lui aura été effectivement versé par le Client pour la réalisation des Prestations.
7.3 La responsabilité de STRATEVENT ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou de suspension de la fourniture de la Prestation imputable au Client, ou en cas de force majeure.
7.4 STRATEVENT ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des dommages de toute nature pouvant survenir à l’occasion de la manifestation ou pendant le transport des personnes et des biens. A ce titre, le Client déclare avoir souscrit une assurance.
7.5 Le Client est responsable de tout dommage, que lui-même ou des tiers pourraient causer au cours de l’évènement objet des Prestations. STRATEVENT décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations etc.) affectant les biens de toute nature apportés par le Client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où lesdits biens sont entreposés sur le lieu de la Prestation.
Article 8 : Assurances
8.1 Dans le cadre de son activité, STRATEVENT souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont STRATEVENT serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause). Un justificatif peut être communiqué au Client sur simple demande.
8.2 Le Client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix une assurance complémentaire (assistance, prévoyance…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.
8.3 Une assurance annulation est proposée au Client afin de couvrir les risques d’annulation de l’événement objet des Prestations (grève, inondations, incendies, attentats ou autres sinistres et interdictions).
Article 9 : Force majeure
En application des dispositions de l’article 1218 du code civil, les obligations des Parties seront suspendues en cas de survenance d’un événement de force majeure.
La Partie victime de l’événement de force majeure en avertira l’autre Partie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception lors de la survenance dudit événement et l’exécution de ses obligations sera alors suspendue.
(i) Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation sera suspendue, à moins que le retard qui en résulte ne justifie la résiliation du contrat.
En cas de report de l’événement objet des Prestations du fait d’un empêchement temporaire résultant de la survenance d’un cas de force majeure, le Client sera redevable de frais de report représentant 5% du prix total T.T.C. des Prestations objet du bon de commande, outre d’éventuels frais complémentaires liés à l’évolution des tarifs appliqués par les partenaires de STRATEVENT.
(ii) Si l’empêchement est définitif, le contrat sera résolu de plein droit et les Parties seront libérées de leurs obligations. Cependant, les conditions d’annulation totale mentionnées à l’article 6.2 des présentes demeureront pleinement applicables.
Article 10 : Confidentialité – Référence
10.1 STRATEVENT et le Client s'engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l'autre partie de quelque nature qu'ils soient auxquels ils auront pu avoir accès dans le cadre de leurs relations contractuelles.
10.2 STRATEVENT est autorisée à faire figurer le nom du Client sur la liste de ses références commerciales, à condition d'en informer préalablement le Client.
Article 11 : Protection des données personnelles
STRATEVENT et le Client peuvent être amenés à traiter des données à caractère personnel concernant leurs représentants, personnels ou collaborateurs. Ces données sont traitées par chacune des parties de façon indépendante, en leur qualité respective de responsable de traitement, pour la gestion de la relation d’affaires qui les lie.
Chacune des parties s’engage à traiter ces données à caractère personnel dans le respect de la législation et de la réglementation en vigueur relatives à la protection des données à caractère personnel (incluant notamment le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite « Informatique et libertés », modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018).
A ce titre, les parties s’engagent notamment :
- à informer leurs propres personnels ou collaborateurs de l’existence des traitements effectués dans le cadre de l’exécution des obligations contractuelles,
- à traiter les demandes d’exercice des droits qui pourraient être formées par les personnels ou collaborateurs de l’autre partie, et
- à conserver les données pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Par ailleurs, le client reconnaît avoir pris connaissance des informations suivantes :
• Finalités et base juridique des traitements de données personnelles
STRATEVENT sera amenée à traiter les données personnelles des représentants, personnels ou collaborateurs du Client pour l’une des finalités suivantes, sur la base de l’exécution des relations contractuelles qui le lie au client : la réalisation des opérations administratives et de gestion liées aux Prestations et aux événements objet des Prestations, aux factures, aux règlements et à la comptabilité, l’établissement des titres de paiement, l’établissement de statistiques financières.
• Les catégories de données personnelles traitées
Les données personnelles traitées pour la réalisation des finalités décrites ci-dessus sont :
- identité : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, téléphone, fax, code d’identification comptable ;
- vie professionnelle : profession, catégorie économique, activité ;
- éléments nécessaires à la facturation et au règlement ;
- Destinataires des données personnelles ;
Les données personnelles recueillies par STRATEVENT seront communiquées à ses services internes (services commerciaux, services administratifs et comptables, services logistiques et informatiques), ainsi qu’à ses prestataires et/ou sous-traitants habilités. Par ailleurs, les données personnelles pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître.
• Durée de conservation
STRATEVENT ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.
• Les droits des personnes
Les personnes physiques concernées disposent à tout moment d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’interrogation, d’effacement et de portabilité des données personnelles les concernant, dans les conditions définies par la législation et la réglementation en vigueur.
Les personnes physiques concernées disposent également du droit de communiquer au responsable de traitement leurs directives particulières concernant la communication et la conservation de leurs données post-mortem.
Les personnes physiques concernées peuvent exercer leurs droits, par courrier adressé à la société STRATEVENT, 160 rue Montmartre – 75002 PARIS, ou par e-mail envoyé à rgpd@stratevent.com.
Chaque personne concernée bénéficie du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
ARTICLE 12 – DROIT APPLICABLE – LITIGES ET TRIBUNAUX COMPETENTS
L’ENSEMBLE DES RELATIONS CONTRACTUELLES ENTRE STRATEVENT ET LE CLIENT ISSU DE L’APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE, ET LES EVENTUELS ACCORDS PARTICULIERS QUI POURRAIENT ETRE CONCLUS, ET TOUS LES LITIGES EN DECOULANT, QUELLE QU’EN SOIT LA NATURE, SONT SOUMIS AU DROIT FRANÇAIS.
A DEFAUT DE REGLEMENT AMIABLE ENTRE LES PARTIES, TOUT DIFFEREND NE DE LA CONCLUSION, DE L’INTERPRETATION, DE L’EXECUTION, OU DE LA CESSATION DES RELATIONS CONTRACTUELLES ENTRE STRATEVENT ET LE CLIENT SERA SOUMIS A LA COMPETENCE EXCLUSIVE DU TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS, DANS LE RESSORT DUQUEL SE TROUVE LE SIEGE SOCIAL DE STRATEVENT, NONOBSTANT APPEL EN GARANTIE OU PLURALITE DE DEFENDEURS, Y COMPRIS DANS LE CAS DE PROCEDURE D’URGENCE OU CONSERVATOIRES, EN REQUETE OU EN REFERE.